Urząd Stanu Cywilnego

W celu sporządzenia dokumentu potwierdzającego zgon i wystawienia aktu zgonu zazwyczaj należy przedłożyć w polskim urzędzie stanu cywilnego:

• dokument tożsamości osoby zmarłej,
• zaświadczenie o przyczynie zgonu/karta zgonu,
• pełnomocnictwo wraz z tłumaczeniem na język polski, jeżeli wniosek składa osoba trzecia (np. zakład pogrzebowy).
  
  Wskazówka: Warto złożyć wniosek o wydanie międzynarodowego aktu zgonu lub aktu zgonu na druku międzynarodowym, ponieważ można używać go w Niemczech.

Przewóz zwłok

Przewóz zwłok lub urny należy zlecić zakładowi pogrzebowemu. Jeżeli zlecenie otrzyma niemiecki zakład pogrzebowy, zaleca się skorzystać z pomocy osoby znającej język polski. W celu przewozu zwłok do Niemiec wymagane jest uzyskanie zgody właściwej miejscowo stacji Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Sanepid (Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny, Dyrektor PSSE)). Prosimy o odpowiednio wczesne uzgodnienie terminu z daną stacją Sanepidu, w szczególności w celu uzgodnienia warunków przewozu. Zazwyczaj należy przedłożyć następujące dokumenty:

• (międzynarodowy) akt zgonu,
• zaświadczenie o przyczynie zgonu/karta zgonu,
• ew. zezwolenie prokuratury na wydanie zwłok, np. w przypadku śmierci w wypadku,
• zapewnienie niemieckiej gminy / administracji cmentarza (kościelnego) o gotowości do przyjęcia zwłok,
• pełnomocnictwo (jw.),
• Polski urząd może ewentualnie zażądać dodatkowych dokumentów.

Pozwolenie na przewóz zwłok

Z reguły nie jest wymagane wydanie pozwolenia na przewóz zwłok przez przedstawicielstwo Niemiec w Polsce. Przewóz wyłącznie na podstawie polskich dokumentów jest zazwyczaj możliwy.

Gdyby jednak w danym przypadku pozwolenie na przewóz zwłok okazało się konieczne, uprasza się o wcześniejsze nawiązanie kontaktu z właściwym przedstawicielstwem Niemiec w Polsce.

Aby uzyskać pozwolenie na przewóz zwłok, niezbędne jest przedłożenie następujących dokumentów:

• międzynarodowy akt zgonu,
• karta zgonu,
• zaświadczenie Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Sanepid),
• opłata wynosząca 64,07 € i płatna gotówką w złotych (zgodnie z aktualnym kursem przedstawicielstwa Niemiec na ten dzień) lub kartą kredytową wzgl. debetową (MasterCard, Visa),
• pełnomocnictwo (jw.)

Rejestracja zgonu

Na wniosek teoretycznie możliwe jest późniejsze poświadczenie zgonu w Niemczech w późniejszym terminie. Późniejsze poświadczenie zgonu w Niemczech jest z reguły zbędne, jeśli polski akt zgonu został wystawiony na druku międzynarodowym. Złożenie wniosku nie jest obwarowane terminem. Zgodnie z § 36 ust. 1 zd. 4 pkt. 2 ustawy o aktach stanu cywilnego (PStG), do złożenia wniosku uprawnieni są rodzice, dzieci, małżonkowie lub partnerzy życiowi. Właściwym urzędem jest urząd stanu cywilnego ostatniego miejsca zamieszkania lub zwyczajowego miejsca pobytu osoby zmarłej. Jeżeli osoba zmarła nie posiadała miejsca zamieszkania w Niemczech, właściwym urzędem jest urząd w miejscu zamieszkania osoby składającej wniosek. Jeżeli nawet wtedy nie jest możliwe ustalenie właściwego urzędu, wówczas wniosek należy złożyć w I Urzędzie Stanu Cywilnego w Berlinie.

Przewóz zwłok z Niemiec do Polski

Nie jest konieczne angażowanie przedstawicielstwa Niemiec w Polsce.