Obywatel niemiecki urodzony za granicą może na podstawie § 36 Ustawy o aktach stanu cywilnego złożyć wniosek o transkrypcję (rejestrację) aktu urodzenia w niemieckim rejestrze urodzeń i otrzymać niemiecki lub wielojęzyczny akt urodzenia. Procedura ta nie jest obowiązkowa. Akty urodzenia, które zostały wystawione za granicą według obowiązujących w danym kraju przepisów, są w Niemczech co do zasady uznawane. Wystawione w Polsce na międzynarodowych, czyli wielojęzycznych formularzach, akty urodzenia mogą być wykorzystywane w Niemczech bez dodatkowych formalności (np. tłumaczenie lub apostille), a uzyskać je można w Polsce zazwyczaj w prosty, szybki i niedrogi sposób. Jedynie wówczas, gdy przepisy w niemieckim obszarze prawnym różnią się w zakresie noszenia nazwiska (takie przypadki zdarzają się, lecz są obecnie coraz rzadsze) korzystna może być transkrypcja aktu urodzenia w Niemczech.

Ponadto wpis do niemieckiego rejestru urodzeń umożliwia w każdej chwili wystawienie przez urząd stanu cywilnego niemieckiego aktu urodzenia. Transkrypcja aktu urodzenia jest również możliwa w przypadku osób dorosłych i jest dokonywana przez niemiecki urząd stanu cywilnego.

Jeżeli pełnoletnie dziecko wzgl. wnioskodawca lub nieletnie dziecko i jego rodzice nie mieszkają lub nie mieszkali wcześniej w Niemczech, wówczas właściwym urzędem jest Urząd Stanu Cywilnego I w Berlinie lub urząd stanu cywilnego w ostatnim miejscu zamieszkania jednej z osób uczestniczących w procedurze.

Pisownia nazwiska zastosowana w akcie stanu cywilnego obowiązuje w niemieckim obszarze prawnym (także przy ubieganiu się o wystawienie paszportu).

UWAGA!

Transkrypcja aktu urodzenia może mieć decydujące znaczenie dla obywatelstwa dziecka!
Niemcy, którzy urodzili się w dniu 1.01.2000 roku lub po tym dniu za granicą i tam na stałe mieszkają, przekazują swoje obywatelstwo dzieciom tylko wtedy, gdy w przeciągu roku po urodzeniu dziecka złożą wniosek o transkrypcję aktu urodzenia dziecka w niemieckiej księdze stanu cywilnego (§ 4 ust. 4 Ustawy o obywatelstwie – StAG). Inne uregulowania obowiązują jedynie wówczas, gdyby dzieci były bezpaństwowcami lub gdy urodziły się w Niemczech

Posiadający władzę rodzicielską i niemieckie obywatelstwo rodzic małoletniego dziecka wzgl. osoba pełnoletnia mogą sami złożyć we właściwym przedstawicielstwie Niemiec za granicą wniosek o transkrypcję aktu urodzenia w Niemczech.

Proszę zwrócić uwagę na następujące wyjątkowe przypadki:

• Nazwisko dziecka

W przypadku urodzonych w Polsce po 1 maja 2025 roku dzieci posiadających obywatelstwo niemieckie, których miejscem zwykłego pobytu jest Polska, obowiązuje nazwisko wpisane w polskim akcie urodzenia. Przy odstępstwie od tej zasady polegającym na wpisaniu inaczej brzmiącego nazwiska wymagane jest złożenie oświadczenia w sprawie nazwiska.

Jeżeli dziecko urodziło się przed 1 maja 2025 roku, może być konieczne złożenie oświadczenia w sprawie nazwiska, zwłaszcza np. wtedy, gdy będący w związku małżeńskim rodzice noszą różne nazwiska wzgl. nazwisko dwuczłonowe zgodnie z prawem polskim lub gdy dziecko rodziców niepozostających w związku małżeńskim ma nosić nazwisko ojca.

• Imię dziecka

Możliwe jest zarejestrowanie imion według pisowni niemieckiej, jeżeli polski urząd stanu cywilnego odmówił zapisu imion w takiej formie. Urząd stanu cywilnego sprawdza w indywidualnych przypadkach, czy można postąpić zgodnie z życzeniem wnioskodawcy.

• Nazwy miejscowości

    Nazwy miejscowości wpisywane są według pisowni niemieckiej, jeżeli niemieckie nazwy tych miejscowości są powszechnie znane. Na życzenie może być wpisana w nawiasie polska nazwa miejscowości.

• Doradztwo

Prosimy o ewentualne zasięgnięcie przed terminem wizyty porady we właściwym przedstawicielstwie Niemiec za granicą, zwłaszcza w sprawie używania nazwiska w niemieckim obszarze prawnym. W tym celu prosimy o kontakt z właściwym przedstawicielstwem Niemiec za granicą, korzystając z formularza kontaktowego. Będą Państwo mogli wówczas przesłać wcześniej zeskanowane wymagane dokumenty, które zostaną sprawdzone, a Państwo zostaną poinformowani, jakie kolejne kroki potrzebne są do załatwienia sprawy.

Do złożenia wniosku potrzebne są z reguły następujące dokumenty w oryginale oraz kopie.
Oryginały zostaną zwrócone

• akt urodzenia dziecka
• akty urodzenia rodziców

• jeżeli rodzice są małżeństwem: akt małżeństwa rodziców
• w przypadku rozwiązania wcześniejszych małżeństw: akt małżeństwa z adnotacją o jego rozwiązaniu
  w przypadku rozwodu: Jeżeli matka jest (również) obywatelką niemiecką i rozwód miał miejsce przed 01.05.2004 wymagane jest uznanie rozwodu na obszarze działania prawa niemieckiego lub w przypadku rozwodu po 01.05.2004 zaświadczenie według art. 39 Rozporządzenia Rady (WE) nr 2201/2003.
• niemieckie i polskie dokumenty tożsamości (paszport, dowód osobisty)
• ewentualny dokument stwierdzający posiadanie obywatelstwa
• ewentualne potwierdzenie wymeldowania z ostatniego miejsca zamieszkania w Niemczech

Proszę przedłożyć wszystkie niemieckie akty urodzenia i małżeństwa (ewentualnie księgi rodziny).

W przypadku nieposiadania niemieckich akt stanu cywilnego należy przedłożyć następujące dokumenty:

• Osoby posiadające niemieckie i polskie obywatelstwo: odpis zupełny polskiego aktu urodzenia. Jeżeli odpis zupełny nie zawiera przypisów to proszę przedłożyć dodatkowo odpis skrócony wielojęzyczny. Jeżeli odpis zupełny zawiera przypisy to należy przedłożyć dodatkowo tłumaczenie.
• Obywatele polscy: odpis skrócony wielojęzyczny aktu urodzenia
  W przypadku urodzin lub zawarcia związku małżeńskiego poza Polską: akt stanu cywilnego w oryginale oraz tłumaczenie. Oryginały akt stanu cywilnego w języku angielskim lub wielojęzyczne zgodnie z Porozumieniem CIEC z niektórych państw europejskich z reguły nie muszą być tłumaczone.
  

W pojedynczych przypadkach może być wymagane przedłożenie dodatkowych dokumentów, np. potwierdzenia uznania ojcostwa, stwierdzenia lub zaprzeczenia ojcostwa, orzeczenia o adopcji, dokumentów przodków.

1. Pobieranie opłat przez przedstawicielstwo Niemiec za granicą

Przedstawicielstwo Niemiec za granicą pobiera na miejscu opłaty za poświadczenie autentyczności podpisu na wniosku oraz poświadczenie fotokopii. Jeżeli przy składaniu wniosku konieczne jest złożenie oświadczenia w sprawie nazwiska, wówczas również za to pobierana jest opłata. Wykaz wszystkich opłat znajduje się tu . Opłaty uiszczane są przy składaniu wniosku gotówką w złotych (PLN) według aktualnego kursu dnia, który obowiązuje w kasie przedstawicielstwa Niemiec za granicą lub przy użyciu karty kredytowej/debetowej (Visa/Mastercard). Karty muszą mieć aktywowaną funkcję płatności za granicą. Płacenie kartami innych oferentów nie jest możliwe.

2. Pobieranie opłat przez właściwy urząd stanu cywilnego

Za transkrypcję aktu urodzenia oraz wystawienie aktów urodzenia opłaty pobiera także właściwy urząd stanu cywilnego w Niemczech. Jeżeli ani dziecko, ani rodzice nie mieszkali nigdy w Niemczech, wówczas właściwym urzędem jest Urząd Stanu Cywilnego I w Berlinie. W innych przypadkach właściwym urzędem jest urząd stanu cywilnego w miejscu zamieszkania lub w ostatnim miejscu zamieszkania osoby, której akt urodzenia ma zostać zarejestrowany lub w ostatnim miejscu zamieszkania wnioskodawcy. Opłata za transkrypcję aktu urodzenia wynosi w Urzędzie Stanu Cywilnego I w Berlinie 80,- euro lub 160,- euro przy uwzględnieniu przepisów prawnych innego państwa niż Niemcy.

Prosimy o wypełnienie formularza zgłoszeniowego przed wizytą we właściwym przedstawicielstwie dyplomatycznym. Jeśli podczas wypełniania formularza coś jest dla Państwa niejasne, prosimy o pozostawienie tych pól pustych. Chętnie udzielimy Państwu informacji na ten temat podczas wizyty. Formularz zgłoszeniowy można znaleźć tutaj.