Federalne Ministerstwo Spraw Zagranicznych i przedstawicielstwa Niemiec za granicą przetwarzają dane osobowe zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) Unii Europejskiej, Federalną Ustawą o ochronie danych (BDSG) oraz ewentualnie – zgodnie z przepisami specjalnymi. W celu zaznajomienia Państwa z przetwarzaniem danych i Państwa prawami oraz wywiązania się z naszego obowiązku podawania informacji (zgodnie z art. 13 i 14 RODO), przekazujemy poniżej informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych podczas korzystania z naszej strony internetowej, nawiązywania kontaktu (za pośrednictwem formularza kontaktowego, drogą mailową, telefonicznie lub drogą pocztową) oraz subskrypcji jednego z naszych newsletterów.

Informacje podstawowe

1.1. Administrator danych i inspektor ochrony danych

Zgodnie z § 2 Ustawy o służbie zagranicznej (GAD) Ministerstwo Spraw Zagranicznych (centrala) i przedstawicielstwa Niemiec za granicą tworzą wspólnie jednolity organ federalny.

Administratorem danych osobowych zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO jest Federalne Ministerstwo Spraw Zagranicznych:

Auswärtiges Amt
Werderscher Markt 1
10117 Berlin
Niemcy / Germany
telefon: +49 (0)30 18 17-0 / Obsługa zapytań obywatelskich: +49 (0)30 18 17-2000
telefaks: +49 (0)30 18 17-3402

Formularz kontaktowy Obsługi zapytań obywatelskich

Z pełnomocnikiem / pełnomocniczką ds. ochrony danych osobowych Federalnego Ministerstwa Spraw Zagranicznych (inspektor ochrony danych) można skontaktować się pod adresem:

Datenschutzbeauftragte/r des Auswärtigen Amts

Auswärtiges Amt
Werderscher Markt 1
10117 Berlin
Niemcy / Germany
telefon: +49 (0)30 18 17-7099
telefaks: +49 (0)30 18 17-5 7099

Formularz kontaktowy inspektora ochrony danych

W razie pytań dotyczących ochrony danych można zwrócić się także do osoby do kontaktu w sprawie ochrony danych osobowych w danym przedstawicielstwie Niemiec za granicą. Kontakt do tej osoby znajduje się na końcu tej strony (patrz punkt 8. Osoba do kontaktu w sprawie ochrony danych osobowych). 

1.2. Dane osobowe

Danymi osobowymi są wszystkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Za osobę możliwą do zidentyfikowania uważa się osobę fizyczną, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy (art. 4 pkt 1 RODO).

1.3. Podstawy prawne przetwarzania danych

Państwa dane osobowe przetwarzamy na podstawie

• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, jeżeli wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie (np. wysyłka newsletterów),
• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. d) RODO, w przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej,
• art. 6 ust. 1 lit. e) RODO w pow. z § 3 Federalnej Ustawy o ochronie danych (BDSG), jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (np. udzielanie odpowiedzi na zapytania kontaktowe). Do zadań publicznych Federalnego Ministerstwa Spraw Zagranicznych i przedstawicielstw Niemiec za granicą należy w szczególności także działalność w zakresie PR oraz udostępnianie informacji o Republice Federalnej Niemiec za granicą (patrz § 1 Ustawy o służbie zagranicznej (GAD) ).

Przetwarzanie danych związane z wizytą na tej stronie internetowej

2.1. Utrwalanie danych

Przy każdorazowym wyświetleniu przez użytkowniczkę / użytkownika naszej oferty internetowej oraz przy każdorazowym pobraniu pliku dane z tej operacji są tymczasowo przechowywane i przetwarzane w pliku dziennika.

Narzędzie śledzenia wykorzystywane do analizy użytkowania jest skonfigurowane w taki sposób, że nie są zbierane żadne dane osobowe odwiedzającego.

Państwa adres IP jest ponadto anonimizowany, co uniemożliwia prześledzenie osób odwiedzających. Ostatnie dwa oktety adresu IP są przy tym zerowane.

Narzędzie śledzące jest obsługiwane na własnych serwerach w bezpiecznej, certyfikowanej przez Federalny Urząd Bezpieczeństwa Informatycznego (BSI) strefie sieci, dzięki czemu dane śledzące nie są przesyłane na zewnątrz.

Poza tym mogą Państwo dostosować ustawienia w swojej przeglądarce tak, aby wizyta na stronie internetowej w ogóle nie była rejestrowana i analizowana (ustawienie „Do Not Track” – „nie śledź”). Dzięki przesyłaniu zmiennej przeglądarki strona internetowa otrzymuje sygnał, czy odwiedzający chce być śledzony, czy nie.

Aby dowiedzieć się, jak to zrobić w swojej przeglądarce, należy wpisać np. w wyszukiwarce: „Aktywować funkcję Do Not Track [nazwa Państwa przeglądarki]”

Poprzez JavaScript-Tracking zbierane są następujące dane:

• żądanie dostępu do strony internetowej (nazwa wywołanego pliku), data i godzina wysłania żądania
• typ/wersja przeglądarki (np.: Firefox 115.0)
  
• język przeglądarki (np.: niemiecki)
• wykorzystywany system operacyjny (np.: Windows 11)
  
• typ, model, marka urządzenia
• rozdzielczość ekranu
• wykorzystywane wtyczki: (np. Flash, Java)
• adres URL odsyłacza (poprzednio odwiedzona strona)
• anonimizowany adres IP
• państwo i region, z którego wysłano żądanie
• pobrane pliki
• kliknięcia
• liczba wysłanych formularzy (w zależności od definicji celu)

2.2. Sesyjne pliki Cookies

Dla ułatwienia nawigacji, przy wywoływaniu poszczególnych stron, stosowane są tzw. tymczasowe pliki cookies (ciasteczka). Pliki te nie zawierają żadnych danych osobowych i wygasają po zakończeniu sesji. Ciasteczka są używane także podczas korzystania z koszyka. One również wygasają po zakończeniu sesji.

Nie stosujemy technik umożliwiających odtworzenie zachowań użytkowników podczas korzystania ze strony.

2.3. Wykorzystanie wtyczek do mediów społecznościowych

W chwili obecnej korzystamy z następujących wtyczek do mediów społecznościowych: Facebook, Twitter, Instagram i YouTube (Google). Używamy przy tym tzw. rozwiązania typu „dwa kliknięcia”. Oznacza to, że gdy odwiedzają Państwo naszą stronę internetową, zasadniczo żadne dane osobowe nie są początkowo przekazywane dostawcom wtyczek. Tylko po kliknięciu przycisku aktywacji sieci społecznościowych dane osobowe zostaną przesłane od Państwa do odpowiedniego dostawcy wtyczki i tam (w przypadku amerykańskich dostawców – w USA) będą przechowywane. Korzystamy z wtyczek do mediów społecznościowych, aby dzięki interakcji z Państwem i innymi użytkownikami sprawić, by nasza oferta informacyjna była bardziej interesująca.

Szczególnie zwracamy Państwa uwagę na fakt, że sieci społecznościowe zapisują dane swoich użytkowników (np. informacje osobiste, adres IP itp.) zgodnie z ich wytycznymi dotyczącymi wykorzystywania danych i wykorzystują je do celów biznesowych. Informacje na temat przetwarzania danych przez sieci społecznościowe można uzyskać pod następującymi linkami:

Facebook, Twitter, Instagram (https://help.instagram.com/519522125107875), YouTube (Google)

Nie mamy wpływu na gromadzenie danych i ich dalsze wykorzystywanie przez sieci społecznościowe. Nie jest nam wiadomo, w jakim stopniu, gdzie i jak długo dane są przechowywane, na ile sieci przestrzegają istniejących obowiązków w zakresie usuwania danych, jakie analizy i powiązania są dokonywane z danymi oraz komu dane są przekazywane.

W związku z tym prosimy o dokładne sprawdzenie, jakie dane osobowe udostępniają Państwo w serwisach społecznościowych za pośrednictwem naszej strony. Jeżeli nie chcą Państwo, aby portale społecznościowe otrzymywały dane osobowe w wyniku komunikacji przez naszą stronę, prosimy nawiązać z nami kontakt inną drogą, na przykład za pomocą znajdującego się na tej stronie formularza kontaktowego.

2.4 Mapy Google

Na naszej stronie internetowej udostępniamy usługi map „Google Maps”, których dostawcą jest firma „Google”. Podczas korzystania z usługi (poprzez kliknięcie na mapę) Google przetwarza dane osobowe, zwłaszcza adres IP oraz dane o lokalizacji użytkowników, które nie są jednak zbierane bez ich zgody (z reguły zależy to od ustawień telefonu komórkowego danego użytkownika).

Dostawca usługi:

Google Ireland Limited,
Gordon House,
Barrow Street,
Dublin 4,
Irlandia

Strona internetowa:

Oświadczenie o ochronie danych osobowych:

Możliwość wyrażenia sprzeciwu (wtyczka opt-out):

Przetwarzanie danych osobowych w ramach nawiązywania kontaktu

Przy nawiązywaniu z nami kontaktu podane przez Państwa dane (imię i nazwisko, adres mailowy, jak również ew. adres, numer telefonu i faksu) i przekazane nam informacje merytoryczne (wzgl. dane osobowe) przetwarzane są w celu nawiązania kontaktu i rozpatrzenia Państwa sprawy oraz przechowywane zgodnie z obowiązującymi okresami przechowywania dokumentacji pisemnej w myśl Wytycznych dla archiwów, które stanowią uzupełnienie Wspólnego regulaminu ministerstw federalnych (GGO) .

Jeżeli przedstawicielstwo Niemiec za granicą nie jest właściwe w Państwa sprawie, może nastąpić przekazanie sprawy bez Państwa zgody innym urzędom na szczeblu landów lub federalnym z poszanowaniem ochrony danych, jeśli można przyjąć, że przekazanie sprawy celem uzyskania odpowiedzi leży w interesie osoby zainteresowanej i nie dotyczy wrażliwych danych osobowych (art. 6 ust.1 lit. e) RODO w powiązaniu z § 3 Federalnej Ustawy o ochronie danych (BDSG), § 25 ust. 1 w powiązaniu z § 23 ust. 1 nr 1 tejże ustawy).

Wysyłka newsletterów

Mogą Państwo subskrybować jeden z naszych newsletterów, w których dostarczamy Państwu wiadomości i informacje prasowe z Federalnego Ministerstwa Spraw Zagranicznych lub zalecenia dotyczące podróżowania i bezpieczeństwa.

Subskrypcja naszych newsletterów odbywa się w oparciu o procedurę podwójnej akceptacji, tzw. procedura „double-opt-in”. Oznacza to, że po dokonaniu rejestracji na podany adres e-mail zostanie wysłana wiadomość z prośbą o potwierdzenie, że chcą Państwo otrzymywać nasz newsletter. Dopiero po potwierdzeniu linku zawartego w treści maila Państwa adres e-mail, na który ma być wysyłany newsletter, będzie przechowywany przez okres korzystania z oferty naszego newslettera. Jeśli w ciągu 24 godzin nie potwierdzą Państwo swojej rejestracji, podane przez Państwa informacje zostaną automatycznie usunięte.

W każdej chwili mogą Państwo wycofać zgodę na otrzymywanie newslettera i zrezygnować z subskrypcji. Chcąc wycofać zgodę, wystarczy kliknąć w link znajdująy się w każdej wiadomości typu Newsletter.

Zamawianie materiałów drukowanych

Chcąc zamówić przez naszą stronę internetową broszury, ulotki i inne materiały drukowane, w celu realizacji zamówienia należy podać następujące dane osobowe:

• nazwisko, imię
• ulica, nr domu
• kod pocztowy, miejscowość
• adres e-mail

Jeśli nie będziemy w stanie w pełni zrealizować złożonego zamówienia, podane przez Państwa dane zostaną przekazane osobom trzecim (firma kurierska, wzgl. inne urzędy lub instytucje, o ile prowadzą one wysyłkę zamówionych materiałów). Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO podstawę prawną do przetwarzania Państwa danych stanowi wyrażona przez Państwa zgoda. Jeśli ww. dane nie zostały dostarczone, realizacja zamówienia nie jest możliwa.

Przekazane przez Państwa dane zostaną usunięte po upływie 90 dni od realizacji zamówienia.

Imprezy, działalność prasowa i PR

W ramach realizacji swoich zadań Federalne Ministerstwo Spraw Zagranicznych i przedstawicielstwa Niemiec za granicą występują jako organizator lub współorganizator różnych imprez.

W przypadku zaproszenia na imprezę lub udziału w niej przetwarzamy dane osobowe (imię i nazwisko, adres, itd.). Może to nastąpić za pośrednictwem różnych kanałów komunikacyjnych, na przykład poprzez wypełnienie formularza, formularza internetowego, drogą mailową, telefoniczną lub przez przekazanie wizytówki.

To, jakie dane osobowe zostaną nam przekazane przy tej okazji, zależy od danego formularza, maski wprowadzania wzgl. danych uzyskanych w ramach ewentualnej rozmowy.

6.1 Zbieranie danych osób towarzyszących

W celu prawidłowego przeprowadzenia imprezy zbierane i przetwarzane są również dane osób towarzyszących zaproszonym uczestnikom. Im także, podobnie jak wszystkim innym osobom, których dane dotyczą, przysługują wyżej wymienione prawa, zwłaszcza prawo do dostępu do informacji o rodzaju i zakresie przechowywanych danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do ich usunięcia. W tym kontekście odsyłamy do informacji w pkt. 7 (prawa osób, których dane dotyczą).

6.2 Zbieranie danych z powszechnie dostępnych źródeł

Ponadto zbieramy i przetwarzamy w tym celu także dane pochodzące z powszechnie dostępnych źródeł, np. ze stron internetowych osób, których dane dotyczą lub z powszechnie dostępnych rejestrów.

6.3 Dalsza procedura związana ze zbieraniem ww. danych

Dane osobowe nie są bez upoważnienia przekazywane osobom trzecim, lecz są przechowywane i przetwarzane na nasz użytek wewnętrzny oraz w celu organizacji i przeprowadzenia imprez (np. sporządzania list gości, umożliwienia kontroli przy wejściu na teren Ambasady). Możemy przekazać dane jednemu lub kilku podmiotom przetwarzającym, które na nasze zlecenie wykorzystają dane osobowe jedynie na wewnętrzny przeznaczony dla nas użytek.

W zależności od rodzaju imprezy występujemy obok jeszcze jednego partnera jako współorganizator. W takich przypadkach zebrane w związku z imprezą dane są przekazywane partnerom, z którymi współpracujemy, przy czym także oni mogą wykorzystać te dane wyłącznie w celu prawidłowego przeprowadzenia imprezy. O tym, kim są partnerzy, z którymi współpracujemy w danym przypadku, będziemy za każdym razem oddzielnie informować w ramach organizacji imprezy.

Dane będą przechowywane tylko tak długo, jak będzie to wymagane ze względu na organizację i przeprowadzenie imprez oraz realizację naszych zadań w obszarze PR.

Jako odbiorca pism / zaproszeń mogą Państwo w każdej chwili wycofać zgodę na ich dalsze wysyłanie.

6.4. Zapis obrazu

W celach związanych z działalnością prasową i PR Federalnego Ministerstwa Spraw Zagranicznych i przedstawicielstw Niemiec za granicą przy okazji imprez i spotkań ma miejsce zapis i publikacja obrazu, na którym ewentualnie mogą być Państwo rozpoznawalni. Zapisowi i/lub publikacji obrazu mogą się Państwo sprzeciwić. W takiej sytuacji proszę zwrócić się bezpośrednio do fotografa lub wykorzystać ww. dane kontaktowe w celu zgłoszenia swojego sprzeciwu.

Proszę wziąć pod uwagę, że nie mamy wpływu na materiał zarejestrowany przez przedstawicieli prasy i mediów. Oni sami są administratorami w myśl RODO.

Prawa Użytkownika

7.1. W kwestii dotyczących Państwa danych osobowych mają Państwo wobec nas następujące prawa:

• prawo do dostępu do informacji, art. 15 RODO
• prawo do sprostowania danych, art. 16 RODO
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), art. 17 RODO
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych, art. 18 RODO
• prawo do przenoszenia danych, art. 20 RODO
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych, art. 21 RODO

7.2

Jeżeli Państwa dane osobowe przetwarzane są w oparciu o Państwa zgodę (np. newsletter), mają Państwo prawo do jej wycofania w każdej chwili bez podawania przyczyny. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem (art. 7 pkt 3 RODO).

7.3

Mają Państwo ponadto prawo wnieść do organu nadzorczego do spraw ochrony danych skargę na przetwarzanie przez nas swoich danych osobowych (art. 77 RODO).

Organem nadzorczym właściwym dla Federalnego Ministerstwa Spraw Zagranicznych i przedstawicielstw Niemiec za granicą jest Federalny Rzecznik Ochrony Danych i Wolności Informacji:

Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153
D-53117 Bonn

Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych w przedstawicielstwach Niemiec w Polsce