Ambasada Republiki Federalnej Niemiec w Warszawie zatrudni od listopada 2026 roku pracowniczkę/pracownika centrali telefonicznej i administracji na czas nieokreślony na pełny etat (40 godzin tygodniowo).

Zadania

• odbieranie, łączenie i przekierowywanie połączeń przychodzących w języku niemieckim, polskim i angielskim
• uprzejme i profesjonalne udzielanie ogólnych informacji
• rozdzielanie zadań między osoby sprzątające i koordynacja ich pracy oraz ustalanie i kontrolowanie codziennych prac, planowanie pracy personelu podczas wydarzeń oraz szczególnych okazji
• zlecanie zadań i koordynacja pracy dodatkowych osób sprzątających zatrudnianych przez zewnętrzną firmę oraz kontrola efektów ich pracy
• rozeznanie rynku oraz zakup sprzętu technicznego, materiałów i części zamiennych; w szczególności obejmuje to ustalanie, które produkty będą odpowiednie, pozyskiwanie i porównywanie ofert oraz uzgodnienia z dostawcami
• udokumentowanie wyników rozeznania rynku i zakupów w formie pisemnego podsumowania jako podstawa do decyzji
• realizacja zamówień oraz nadzorowanie dostaw, stanu zaopatrzenia oraz dokumentów księgowych
• przejmowanie zadań organizacyjnych w zastępstwie za kierownika technicznego podczas jego nieobecności; w szczególności obejmuje to podział zadań oraz kierowanie pięcioosobowym zespołem pracowników Działu Technicznego pod kątem fachowym i organizacyjnym oraz kontrolę realizacji zadań
• prowadzenie kasy na wydatki zespołu pracowników Działu Technicznego

Czego oczekujemy

• bardzo dobrej znajomości języka niemieckiego w mowie i piśmie oraz bardzo dobrej znajomości języka polskiego
• dobrej znajomości języka angielskiego
• co najmniej trzyletniego doświadczenie zawodowego w niemieckiej instytucji lub w środowisku pracy o charakterze instytucjonalnym, w którym dominuje język niemiecki
• wieloletniego doświadczenia w zakresie zadań administracyjnych, organizacyjnych lub koordynacyjnych
• doświadczenia w kierowaniu pracownikami
• umiejętności samodzielnego wyszukiwania informacji, porównywania ofert i produktów oraz zwięzłego i zrozumiałego podsumowania wyników na piśmie

Mile widziane

• podstawowa wiedza techniczna oraz gotowość do wdrożenia się w kwestie dotyczące techniki i budynku
• rozwinięte umiejętności komunikacyjne i radość z codziennego kontaktu z różnymi ludźmi
• opanowanie i życzliwość - również w sytuacji dużego obciążenia pracą, częstych zakłóceń lub trudnych rozmów
• talent organizacyjny, asertywność oraz umiejętność ustalania priorytetów i monitorowania skutecznej realizacji zadań
• umiejętność sprawnego posługiwania się powszechnie używanymi programami Microsoft Office

• niezawodność, poczucie odpowiedzialności, dyskrecja i staranność

Co oferujemy

• pracę w ramach stabilnego, pewnego stosunku pracy w oparciu o polskie prawo pracy
• zaangażowany, międzynarodowy zespół i środowisko pracy, w którym docenia się pracowniczki i pracowników
• początkowe wynagrodzenie 11 721 PLN brutto miesięcznie
• 13. pensję
• świadczenie urlopowe
• zwrot części kosztów poniesionych za leczenie

Dalsze informacje na temat Ambasady znajdą Państwo pod linkiem: https://polen.diplo.de. Informacje dot. ochrony danych osobowych zgodnie z art. 13 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) znajdą Państwo na stronie https://polen.diplo.de/pl-de/home-kontakt-channel/datenschutz. 

Oferta pracy plik pdf