In Ausnahmefällen - gebührenpflichtig – und im Rahmen der behördlichen Amtshilfe können für das gesamte Gebiet Polens zentral durch das Generalkonsulat Breslau Urkunden aus Verzeichnissen bei polnischen Standesämtern oder beglaubigte Abschriften aus Verzeichnissen bei den polnischen Staatsarchiven angefordert werden, sofern ein rechtliches Interesse nachgewiesen ist.

Die Gebühren (nach der AABGebV) für die Beschaffung von Urkunden einschließlich Übersendung betragen 103,80 Euro. Werden mehrere Urkunden bei derselben Stelle (Standesamt) angefordert, wird die Gebühr nur einmal erhoben. Hinzu kommen die Auslagen (Gebühren der Standesämter, Überweisungsgebühren etc.):

vollständigen Abschrift einer Urkunde (nur in polnischer Sprache): 33,- PLN

gekürzten Abschrift einer Urkunde (auf mehrsprachigem Formular): 22,- PLN

amtlichen Negativbescheinigung: 24,- PLN

Die Bearbeitungszeit beträgt derzeit in der Regel 2 bis 3 Monate.

Namen und Daten der Personen, die der Eintrag oder die Urkunde betrifft, müssen bekannt sein. Ortsangaben sollen bitte mit zugehörigem Kreis oder nächster Stadt erfolgen, da es viele namensgleiche Ortsbezeichnungen gab. Bitte geben Sie nach Möglichkeit neben der ehemaligen deutschen auch die heutige polnische Bezeichnung des betreffenden Ortes an. Vage Vermutungen ohne konkrete Daten können leider nicht bearbeitet werden, da Familienbücher im Gegensatz zu Geburten-, Heirats- und Sterberegistern meist nicht vorhanden sind und nicht fortgeführt wurden; es ist auch nicht möglich, daraus Urkunden zu erstellen.

Bitte beachten Sie, dass allgemeine genealogische Forschung für private Zwecke nicht zu den Aufgaben der deutschen Auslandsvertretungen gehört und auch aus Kapazitätsgründen nicht geleistet werden kann.

Die Ausstellung von Personenstandsurkunden kann nur von Personen beantragt werden, auf die sich die Einträge in den Personenstandsregistern beziehen, sowie von deren Ehegatten, Abkömmlingen, Vorfahren und Geschwistern bzw. gesetzlichen Vertretern. Andere Personen haben nur dann ein Recht auf Erteilung von Personenstandsurkunden, wenn sie ein rechtliches Interesse glaubhaft machen (Artikel 45 des polnischen Personenstandsgesetzes). Die Antragsberechtigung ist mit Dokumenten zu belegen. Es ist jeweils der Zweck, für welchen die Urkunde benötigt wird, anzugeben.

Urkunden, die bereits über einhundert Jahre alt sind (bei Ehe- und Sterbeurkunden über 80 Jahre), werden nicht mehr von den Standesämtern, sondern in mehreren regionalen Staatsarchiven aufbewahrt. Hiervon können nur Abschriften erstellt werden, deren Kosten je nach Rechercheaufwand variieren.

Mit der schriftlichen Bestellung ist Ihre Kostenübernahmeerklärung zu übersenden. Bei Übermittlung einer Kostenübernahmeerklärung per E-Mail, Post oder Fax ist darauf zu achten, dass sie vom Antragsteller oder dessen Bevollmächtigten persönlich unterschrieben wurde. Erklärungen nur als E-Mail Text können nicht akzeptiert werden; vielmehr ist die Erklärung als eingescanntes Dokument der E-Mail beizufügen. Zudem ist der Kostenübernahmeerklärung die Kopie eines Identitätsnachweises beizufügen. Die Daten, die für den jeweiligen Zweck nicht benötigt werden, können von den Betroffenen auf der Ausweiskopie geschwärzt bzw. unkenntlich gemacht werden. Das gilt insbesondere für die auf dem Ausweis aufgedruckte Seriennummer.

Nach Eingang der Urkunde(n) bzw. Negativbescheinigung(en) werden Ihnen diese unverzüglich mitsamt einem Festsetzungsbescheid zugeleitet. Die Begleichung der Rechnung erfolgt durch Sie per Banküberweisung auf das in Deutschland befindliche Konto der Bundeskasse. Bei Bestellungen von außerhalb Deutschlands kann die Urkunde über eine deutsche Auslandsvertretung ausgehändigt und dort bezahlt werden, hierfür fallen ggf. zusätzliche Verwaltungsgebühren an.

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