Die deutschen Vertretungen in Polen können - gebührenpflichtig – Urkunden aus Verzeichnissen bei polnischen Standesämtern oder beglaubigte Abschriften aus Verzeichnissen bei den polnischen Staatsarchiven bestellen, sofern ein rechtliches Interesse nachgewiesen ist.
Dies gilt insbesondere zu Beurkundungs- und Nachweiszwecken bei deutschen Standesämtern und für die Ermittlung von gesetzlichen Erben in laufenden Nachlassverfahren.
Hierzu müssen Namen und Daten der Personen, die der Eintrag oder die Urkunde betrifft, bekannt sein.
Ortsangaben sollen bitte mit zugehörigem Kreis oder nächster Stadt erfolgen, da es viele namensgleiche Ortsbezeichnungen gab. Bitte geben Sie nach Möglichkeit neben der ehemaligen deutschen auch die heutige polnische Bezeichnung des betreffenden Ortes an.
Vage Vermutungen ohne konkrete Daten können leider nicht bearbeitet werden, da Familienbücher im Gegensatz zu Geburten-, Heirats- und Sterberegistern meist nicht vorhanden sind und nicht fortgeführt wurden, es ist auch nicht möglich, daraus Urkunden zu erstellen.
Bitte beachten Sie, dass allgemeine genealogische Forschung für private Zwecke nicht zu den Aufgaben der deutschen Auslandsvertretungen gehört und auch aus Kapazitätsgründen nicht geleistet werden kann.
Die polnischen Standesämter stellen Urkunden nach dem polnischen Personenstandsgesetz in polnischer Sprache und mit heutiger polnischer Ortsbezeichnung aus. Da sowohl Ortsbezeichnungen als auch (regional unterschiedlich) Eigennamen in Folge des Ersten und Zweiten Weltkriegs polonisiert wurden, und infolge von Gemeindereformen auch Zuständigkeiten neu geregelt wurden, können Urkunden von den Ihnen bekannten Inhalten abweichen.
Es können vollständige und gekürzte Abschriften aus den Personenstandsbüchern erteilt werden. Die vollständige Abschrift („odpis zupełny“) stellt den kompletten Eintrag dar, Beischreibungen und sonstige Randvermerke sind separat aufgeführt. Gekürzte Abschriften („odpis skrócony“) geben den aktuellen Rechtsstand wieder und werden auf mehrsprachigen Vordrucken gem. dem Wiener CIEC-Übereinkommen Nr. 16 vom 08.09.1976 ausgestellt (sog. Internationale Personenstandsurkunden). Bitte teilen Sie jeweils mit, ob Sie vollständige (Vordruck und Inhalt ausschließlich auf polnisch) oder gekürzte (Vordruck mehrsprachig, Inhalt polnisch) Abschriften wünschen.
Ist der gesuchte Personenstandseintrag nicht vorhanden oder ist das Personenstandsbuch verschollen, stellen die Standesämter sogenannte Negativbescheinigungen (ausschließlich in polnischer Sprache) aus. In der Negativbescheinigung sind kurz die Gründe aufgeführt, weshalb die gewünschte Personenstandsurkunde nicht beschafft werden konnte. Mit der Negativbescheinigung können Sie gegenüber deutschen Behörden den Nachweis führen, dass Sie sich darum bemüht haben, die Personenstandsurkunde aus den ehemaligen deutschen Ostgebieten zu beschaffen.
Die Ausstellung von Personenstandsurkunden kann nur von Personen beantragt werden, auf die sich die Einträge in den Personenstandsregistern beziehen, sowie von deren Ehegatten, Abkömmlingen, Vorfahren und Geschwistern bzw. gesetzlichen Vertretern. Andere Personen haben nur dann ein Recht auf Erteilung von Personenstandsurkunden, wenn sie ein rechtliches Interesse glaubhaft machen (Artikel 45 des polnischen Personenstandsgesetzes). Die Antragsberechtigung ist mit Dokumenten zu belegen. Es ist jeweils der Zweck, für welchen die Urkunde benötigt wird, anzugeben.
Die Gebühren der Standesämter, die wir als Auslagen zusätzlich zu unseren Gebühren in Rechnung stellen müssen, betragen für die Ausstellung einer
- vollständigen Abschrift einer Urkunde (nur in polnischer Sprache): 33,- PLN
- gekürzten Abschrift einer Urkunde (auf mehrsprachigem Formular): 22,- PLN
- amtlichen Negativbescheinigung: 24,- PLN
Urkunden, die bereits über einhundert Jahre alt sind (bei Ehe- und Sterbeurkunden über 80 Jahre), werden nicht mehr von den Standesämtern, sondern in mehreren regionalen Staatsarchiven aufbewahrt. Hiervon können nur Abschriften erstellt werden, deren Kosten je nach Rechercheaufwand variieren.