Sie können sich direkt an das zuständige polnische Standesamt wenden, wenn die benötigte Geburtsurkunde noch nicht über einhundert Jahre (bei Ehe- und Sterbeurkunden über 80 Jahre) alt ist.

Bitte beachten Sie jedoch, dass Amtssprache in Polen ausschließlich Polnisch ist. Viele Standesämter sind daher nicht in der Lage, fremdsprachige Korrespondenz zu bearbeiten. Auch die Ihren Antrag begründenden Unterlagen müssen in der Regel zusammen mit einer beglaubigten Übersetzung eingereicht werden.

Die Beschaffung von Urkunden bei den polnischen Standesämtern ist nur möglich, wenn vollständige Angaben zu den Namen der Personen sowie zu Datum, Ort (mit Kreisangabe) des Standesfalles (Geburt, Eheschließung, Tod) vorliegen. Unvollständige Anträge können nicht bearbeitet werden.

Bitte geben Sie nach Möglichkeit neben der ehemaligen deutschen auch die heutige polnische Bezeichnung des betreffenden Ortes an.

Die polnischen Standesämter stellen Urkunden nach dem polnischen Personenstandsgesetz in polnischer Sprache aus. Es können vollständige und gekürzte Abschriften aus den Personenstandsbüchern erteilt werden. Die vollständige Abschrift („odpis zupełny“) stellt den Originaleintrag dar, Beischreibungen und sonstige Randvermerke sind separat aufgeführt. Gekürzte Abschriften („odpis skrócony“) geben den aktuellen Rechtsstand wieder und werden auf mehrsprachigen Vordrucken gem. dem Wiener CIEC-Übereinkommen Nr. 16 vom 08.09.1976 ausgestellt (sog. internationale Personenstandsurkunden). Bitte teilen Sie jeweils mit, ob Sie vollständige (polnischsprachige) oder gekürzte (internationale) Abschriften wünschen.

Ist der gesuchte Personenstandseintrag nicht vorhanden oder ist das Personenstandsbuch verschollen, stellen die Standesämter sogenannte Negativbescheinigungen (in polnischer Sprache) aus.

In der Negativbescheinigung sind kurz die Gründe aufgeführt, weshalb die gewünschte Personenstandsurkunde nicht beschafft werden konnte. Mit der Negativbescheinigung können Sie gegenüber deutschen Behörden den Nachweis führen, dass Sie sich darum bemüht haben, die Personenstandsurkunde aus den ehemaligen deutschen Ostgebieten zu beschaffen.

Die Ausstellung von Personenstandsurkunden kann nur von Personen beantragt werden, auf die sich die Einträge in den Personenstandsregistern beziehen, sowie von deren Ehegatten, Abkömmlingen, Vorfahren und Geschwistern bzw. gesetzlichen Vertretern. Andere Personen haben nur dann ein Recht auf Erteilung von Personenstandsurkunden, wenn sie ein rechtliches Interesse glaubhaft machen (Artikel 45 des polnischen Personenstandsgesetzes). Die Antragsberechtigung ist mit Dokumenten zu belegen. Es ist jeweils der Zweck, für welchen die Urkunde benötigt wird, anzugeben.

Die Gebühren der Standesämter betragen für die Ausstellung einer

• vollständigen Abschrift einer Urkunde (nur in polnischer Sprache): 33,- PLN
• gekürzten Abschrift einer Urkunde (auf mehrsprachigem Formular): 22,- PLN
• amtlichen Negativbescheinigung: 24,- PLN