Die Botschaft der Bundesrepublik Deutschland in Warschau sucht zu November 2026 eine Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter für Telefonzentrale und Verwaltung (m/w/d) zur Besetzung einer unbefristeten Vollzeitstelle (40 Stunden pro Woche).

Aufgaben

• Annahme, Vermittlung und Weiterleitung eingehender Telefonate in deutscher, polnischer und englischer Sprache
• Freundliche und professionelle Erteilung allgemeiner Auskünfte
• Einteilung und Koordination der Reinigungskräfte sowie Festlegung und Kontrolle der täglich anfallenden Arbeiten, Planung des Personaleinsatzes bei Veranstaltungen und besonderen Anlässen
• Beauftragung und Koordination zusätzlicher externer Reinigungskräfte sowie Kontrolle der erbrachten Leistungen
• Recherche und Beschaffung technischer Geräte, Materialien und sonstiger Ersatzteile; hierzu gehören insbesondere die Ermittlung geeigneter Produkte, das Einholen und Vergleichen von Angeboten sowie die Abstimmung mit Lieferanten
• Zusammenfassung der Recherche- und Beschaffungsergebnisse in Vermerken als Grundlage für eine Entscheidung
• Bearbeitung von Bestellungen sowie Überwachung von Lieferungen, Beständen und Rechnungsunterlagen
• Vertretungsweise Übernahme der organisatorischen Aufgaben des Betriebstechnikers bei dessen Abwesenheit; hierzu gehören insbesondere die Arbeitseinteilung und fachlich[1]organisatorische Anleitung des fünfköpfigen Hausarbeiterteams sowie die Kontrolle der Aufgabenerledigung
• Führung der Kasse für Ausgaben des Hausarbeiterteams

Was Sie mitbringen sollten

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Polnischkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung bei einer deutschen Institution oder in einem institutionellen, deutschsprachig geprägten Arbeitsumfeld
• Mehrjährige Erfahrung mit Verwaltungs-, Organisations- oder Koordinierungsaufgaben
• Erfahrung in der Führung von Beschäftigten
• Fähigkeit, Informationen selbstständig zu recherchieren, Angebote und Produkte zu vergleichen und die Ergebnisse kurz und verständlich schriftlich zusammenzufassen

Wünschenswert:

• technisches Grundverständnis und Bereitschaft, sich in technische und gebäudebezogene Fragestellungen einzuarbeiten
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude am täglichen Kontakt mit unterschiedlichen Menschen
• Freundliches und souveränes Auftreten – auch bei hohem Arbeitsaufkommen, häufigen Unterbrechungen oder schwierigen Gesprächssituationen
• Organisationstalent, Durchsetzungsvermögen und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Arbeitsaufträge verbindlich nachzuhalten
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und eine sorgfältige Arbeitsweise

Was wir bieten

• Arbeit in einem stabilen, sicheren Arbeitsverhältnis nach polnischem Arbeitsrecht
• Ein engagiertes, internationales Team und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Einstiegsgehalt von 11.721 PLN brutto pro Monat
• 13. Monatsgehalt als Sonderzahlung
• Urlaubsgeld
• Beihilfe zu Gesundheitskosten

Weitergehende Informationen über die Botschaft unter: https://polen.diplo.de. Informationen zum Datenschutz gem. Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unter https://polen.diplo.de/pl-de/home-kontakt-channel/datenschutz 

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